3. Алгоритм заповнення подорожнього листа для визначення нормативної та фактичної кількості витрачання палива на виконану роботу для прийняття рішення про визнання витрат підприємства для відображення у податковому обліку

З наведених вище формул визначення нормативних витрат палива випливає, що для розрахунку таких витрат потрібно мати інформацію щодо окремих складових формули (табл.), в тому числі за фактичними показниками експлуатації спецавтомобіля і роботи спецобладнання — фактичного пробігу, часу роботи обладнання або кількості виконаних операцій.
Водночас слід мати встановлені у визначеному Нормами № 43 порядку відповідні коефіцієнти. Зрештою, слід визначитися із самими нормами витрат палива. Крім того, у подорожньому листі повинні бути правильно заповнені «шапка», дата і підписи відповідальних осіб.
♦ Приклад
Наведемо фрагмент заповнення подорожнього листа за формою № ЕБМ-2.
З фрагменту видно показники спідометра при виїзді і поверненні в гараж. Пробіг становить 56 км (189 186 — 189 130). Кількість палива у баку при виїзді з гаража — 5 л. Видано (залито у бак) — 38 л. Залишок при поверненні в гараж — 6 л. Фактично витрачено палива — 37 л (5 + 38 — 6).
Для того щоб з'ясувати, чи можна вартість фактично витраченого палива віднести на витрати у податковому обліку, потрібно насамперед порівняти кількість фактично витраченого палива з кількістю витрат палива за нормами. Нагадаємо, що до податкових витрат належить вартість фактично використаного палива, але не вище від нормативних витрат. Саме таку відповідь наведено в Єдиній базі податкових знань (підкатегорія 110.07.22).
Водночас нормативні витрати є гранично допустимими. Тобто якщо фактичні витрати перевищують нормативні, до податкових витрат відносимо вартість палива в розмірі нормативних витрат.
У подорожньому листі немає окремого реквізиту для розрахунку нормативних витрат за кожним подорожнім листом. Тому такий розрахунок виконують або в окремому документі (наприклад, у додатку до подорожнього листа, який складає диспетчер чи інший відповідальний працівник), або записують на самому бланку подорожнього листа (фрагмент заповнення типової форми № ЕБМ-2, с. 27): (0,01 х 38,0 л/100 км х 56 км) + 5,3 л/год х 3 год = 37,18.
Тобто визначені за фрагментом нормативні витрати палива становлять 37,18 л. Оскільки фактичні витрати (37 л) є меншими за нормативні, то вартість фактичних витрат у повній сумі можна включати до складу податкових витрат. Відповідні норми (38,0 л/100 км і 5,3 л/год) взято з табл. Б.1 додатка Б Норм № 43.
Слід зауважити, що автомобільний кран фактично працював тільки 3 год, про що зазначено в графі «Відпрацьовано годин» у фрагменті заповнення типової форми № ЕБМ-2, решту часу (5 год) він простоював, про що зазначено в графі «Простої».

Списання понаднормативних витрат палива в податковому та бухгалтерському обліку

Головний механік чи інший відповідальний працівник або призначена керівником комісія повинні встановити причину. Основні можливі причини:

• неправильно розрахована норма;
• спецтехніка має спрацювання основних агрегатів, потребує ремонту, внаслідок чого споживає палива більше від установленої норми;
• нестача палива (винен водій чи інша особа).

Встановлення причини документується актом, доповідною запискою, протоколом, іншим аналогічним документом. У документі зазначається пропозиція щодо списання понаднормативного витрачання палива (на витрати собівартості роботи спецтехніки, інші витрати операційної діяльності, на відшкодування винною особою тощо).
Рішення про напрями списання приймається керівником, який затверджує даний документ.
Затверджений керівником документ передається до бухгалтерської служби для відображення понаднормативного витрачання палива в бухгалтерському обліку. У будь-якому разі до податкових витрат понаднормативні витрати палива не належать.
Аналогічним чином заповнюється і подорожній лист типової форми № 2-ТН. Час роботи спецустаткування в цій формі зазначається в графі 12 розділу «Рух пального, літрів». У цьому самому розділі наводяться дані за залишками палива при виїзді і поверненні в гараж, про отримане паливо, показання спідометра, пробіг, час роботи за графіком у розділі «Робота водія та автомобіля» (графи 1 — 6).
У розділі «Завдання водієві» (графи 14 — 23) доцільно наводити ті види робіт, які повинен виконати спецавтомобіль, у розділі «Послідовність виконання завдання» (графи 24 — 31) — фактично виконані роботи; у розділі «Результати роботи автомобілів і причепів» (графи 32 — 49) — фактична і нормативна кількість витраченого палива, кількість годин роботи тощо.
Оскільки більшість граф останніх трьох розділів призначено для документування вантажних перевезень, а не роботи спецавтомобіля, вони не заповнюються. Однак водночас у цих розділах відсутні графи, які б відображали специфіку роботи спецавтомобіля, тоді відповідну специфічну інформацію можна дописати в таких розділах окремо.

4. Застосування форм подорожніх листів, які затверджені та використовуються в Росії

Застосовувати форми подорожніх листів, які затверджені та використовуються в Росії, не можна, адже це не передбачено чинним законодавством України.
Згідно з п. 2.7 Положення № 88 можна застосовувати тільки ті форми, які затверджені відповідним органом державної влади України, а не Росії.

5. Форми первинних документів, норми витрат для тракторів

Установленої нормативними документами універсальної форми подорожнього листа для трактора немає. Водночас є форми для будівельних машин, встановлені наказом № 149.
Для обліку роботи тракторів колісних може застосовуватися подорожній лист будівельної машини за типовою формою № ЕБМ-2, для тракторів гусеничних — за формою № ЕБМ-3 «Рапорт про роботу будівельної машини (механізму)» чи № ЕБМ-4 «Рапорт-наряд про роботу будівельної машини (механізму)». Останній — у разі, якщо обсяг виконаної трактором роботи можна обчислити у натуральних показниках.
Є також спеціалізовані форми для сільськогосподарських підприємств, затверджені наказом № 269-2: для обліку транспортних робіт на тракторі — типова форма № 68 «Дорожній лист трактора»; для обліку механізованих польових та інших (крім транспортних) робіт, які виконуються на тракторі, — типова форма № 67 «Обліковий лист тракториста-машиніста».
Таким чином, для документування роботи трактора, який використовують на будівельних роботах, повинні застосовуватися форми, встановлені наказом № 149, на сільськогосподарських — форми, встановлені наказом № 269-2. Кожна з цих форм враховує відповідну будівельну чи сільськогосподарську специфіку.
Інші підприємства також можуть застосовувати ці форми, заповнюючи тільки ті реквізити, які їх стосуються, або ж розробити власні форми.

Норми витрат палива на трактори

Як уже зазначалось, є Норми № 156, що стосуються в тому числі роботи тракторів при здійсненні дорожньо-будівельних робіт, і норми ДБН В.2.8-12-2000, які стосуються в тому числі роботи тракторів при здійсненні будівельних робіт.
Для інших видів робіт, на яких можуть застосовуватися трактори, встановлених нормативними документами норм витрат палива немає. Тому кожне підприємство повинно самостійно встановити такі норми, орієнтуючись насамперед на технічну документацію на трактор, у якій повинні зазначатися такі норми, а також на Норми № 156, ДБН В.2.8-12-2000.
Є також норми для роботи сільськогосподарських машин, які наводяться в спеціальній літературі, — методичних збірниках, однак вони також є рекомендаційними.